血水

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建立優先順序，系統化管理個人知識
建立優先順序，系統化管理個人知識
~~~~~~~~~~工研院創意中心創新模式研究群總監　葉惠娟╳工作效率葉惠娟 ，工研院創意中心創新模式研究群總監清華大學化工博士，是工研院內擁有最多專業認證、授課時數最長的講師。每日的工作習慣每天的時間表大致如何？7:30起床、8:30到公司、19:00下班、23:00前睡。重要工作通常在清晨處理完畢。用什麼工具管理時間表？電腦Outlook軟體與PDA手機同步，包括行事曆、連絡人、待辦工作等資料都在其中，每周日會先做好接下來兩周的工作計畫。工作的黃金時段是？清晨4:00～8:00。平常不一定這麼早起，但有重要工作時，前一天會刻意早睡，用頭腦最清楚的清晨時段完成工作。一天看／回幾封e- mail？50～100封。目前正在鑽研哪方面的知識？創意、創新相關的都讀。累積很多壓力時，如何排解？專注地運動、看影集（《CSI犯罪現場》《名偵探柯南》是最愛）、找好朋友聊天。幹勁的來源是？分享與學習是最快樂的事。希望透過分享與顧問服務，幫助台灣產業和年輕人更具創新能力和價值。~~~~~~~~~~「他們（研究團隊）正在要求我，出差再多，每周至少要進辦公室兩天，」工研院創意中心創新模式研究群總監葉惠娟邊說著，邊把筆電放上會議桌。研究團隊正同時進行7個專案，葉惠娟還身兼產業顧問、講師等工作，每個月有10場以上的演講行程，工作地點北從淡水、南到屏東。「如果高鐵可以累積里程，我一定是VIP，」葉惠娟笑說。繁忙的工作之外，葉惠娟也是工研院網球隊隊長、高爾夫球隊總幹事，必須負責通知隊員練習、籌畫年度比賽。在私人生活中，葉惠娟不但定期抽空陪伴家人，逢年過節更是一定回到台北三芝的老家的豬肉店幫忙。建立取捨座標，專注做有價值的事「時間管理的書，都教我們先做重要的事，問題是，什麼才是重要的？」在葉惠娟看來，取捨優先順序，才是最多人的困擾。因此，要提升工作效率，應該先往上一層，決定取捨的規則。葉惠娟用兩層篩網，迅速過濾、判斷哪些該做、哪些該捨棄。第一層篩網，是工作、家庭、個人生活的順序：家人排第一，其次是健康、很親密的朋友，最後才是工作。「過年、端午、中秋，葉惠娟就是要請假回家幫忙賣豬肉，排什麼重要會議都沒用，」陪伴家人的時間，就這麼被固定下來，不容更改。第二層篩網，是工作的價值主張。自從12年前參加工研院的內部顧問訓練時，針對「你想成為什麼樣的顧問？你的價值在哪裡？」的提問，寫下自己的「價值主張」後，往後葉惠娟在做取捨時，都以此為參考座標，在做任何事之前，都會思考：1.這件事，是否符合「成為創新顧問」的價值主張？2.完成 後，是否對雙方都有益？3.是否非自己不可？完全符合這3個條件的事物，才投入時間、精力等資源。用價值主張取捨後，「你會發現每天做的事愈來愈聚焦，慢慢就建立自己的專業，」葉惠娟說。建置工作地圖，善用標準化範本對葉惠娟來說，「取捨的優先順序」屬於工作效率的上層，下層則是「知識管理的技巧」。她葉惠娟建立了4個「地圖」，做為吸收、歸納、尋找資訊的標準模式。「知識地圖」包含5個大分類（創意創新、品牌、趨勢、輔助、課程）、37個中分類和更多小分類。電腦資料夾中，則依類別儲存各式資料、研究 個案等，做為研究與授課的資料來源。「技能地圖」是葉惠娟努力加強的學習方向，例如議題分析、說故事的能力等；「資源地圖」的內容是搜尋資訊的來源，分為雜誌期刊、網站、電視媒體等類別；「人脈地圖」則是可以取得協助的組織或個人。葉惠娟強力建議每個工作者都要建置自己的4張地圖，並且善用「範本」來統整、分割資料。她的電腦檔案的命名，完全依照「地圖」來建立；簡報檔都使用相同母片；針對每個主題的研究，也都有一個「完整版」檔案。舉例來說，如果臨時被邀請演講「IBM的創新案例」，她會先從知識地圖的「創新類」中找出相關資料（如果不夠，就盡快從人脈地圖中找幫手、從資源地圖找參考資料），再從資料夾中找出「IBM完整版」的簡報檔（從第一次針對IBM的演講開始，幾年間不斷更新、累積的完整檔案），從中截取所需的範圍，最後加入最新趨勢，以及針對客戶的客製化內容，「80%標準化，20%客製化，」快速完成演講的準備。高效率的背後，是有系統地過濾資料、吸收知識與聚焦在專業上的努力累積。「第一次花200%的力氣做，第二次就可以只用80%，便能做到完美，第三次以後 當然更輕鬆了。」葉惠娟也把她的「範本哲學」，應用到工作的每個角落。身為工研院高爾夫球隊總幹事，她的手機通訊錄裡，有隊員的聯絡群組，電腦中更有統計出席、比賽成績的excel檔，甚至頒獎獎狀的範本等應有盡有。「知識管理做好，就不用每次都從頭做起，可以用短時間產生好的解決方案。」最後，葉惠娟提出「6、21、90」的魔術數字，勉勵想提升效率的工作者。「凡事看6遍、做6遍、練6遍，大腦才會記住；要改變行為，做21次才能成為習慣，而想成為專家，同一件事至少要做90次以上。」我的效率工具1.價值主張：12年前寫下的價值主張，是優先順序的取捨標準。符合個人價值的事才做，這樣做會更聚焦，也能打造自己的專業優勢。2.知識地圖：依據大、中分類，來建立電腦資料夾，以將吸收的資訊歸類儲存。檔案命名則依據小分類，可在30秒內找出10年前的資料。3.行程表＋PDA手機＋電腦：每周日先計畫好隔周、再隔周的工作，寫入電腦，並與手機同步。4.各種範本：為例行事項制定標準化範本，無須每件事都從頭做起。例如，利用圖形範本（流程圖、圓餅圖等）加上歷年蒐集的資料，葉惠娟可在20分鐘內完成兩小時演講所需的簡報
Manager Today經理人2010/08/18
小洪隨筆：
善用科技，而非擅用科技。找出自己的最佳學習與工作模式。